メモの整理や見返し方で悩む方向けのおすすめメモの取り方【仕事を覚えられない人は必見です】

50音式インデックスメモ術 仕事
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メモを取っているのになかなか仕事が覚えられない

メモしてもどこに書いたか わからなくなっちゃって、探すのに時間がかかっちゃうんです

早く仕事をしないといけないから、メモを見ている時間なんてないです。でもミスが多くて・・

上手なメモの取り方やまとめ方があれば知りたい!

そんな風にお悩みではありませんか?

メモをとれと言われてるからメモを取ってるけど、いまいちメモをとる必要性を感じない。

メモを取ったけど、いざ必要になったらどこに書いたのかが、みつからなくて結局見ないでやってしまう!

なんてこと、ありがちです。

仕事の手順をなかなか覚えられない、って人も多いですよね?

私も、要領が悪い方でなかなか仕事を覚えられなかったりして悩むことが多かったです。

でも、覚えられないんだったらメモを取っておいて、それを見ながらやればいいんです。

いくつかのコツさえ覚えてしまえば、圧倒的に早くミスなく仕事をすることが可能です。

だって、メモをみながら、そのとおりにやればいいだけなんですから!

この記事では、「仕事が覚えられない」「メモのまとめ方で困ってる」・・

そんなお悩みを解決する「50音インデックス式メモ術」をご紹介します。

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なぜメモを取るのか?メモを取って上手にまとめるメリット

メモをとるメリットをご案内する事務員

メモを取るっていうのは、仕事の基本として新人さんだと特によく聞くことだと思います。

メモをとるのはたくさんのメリットがあります。

  • あとで仕事の作業を確認できる
  • メモを見れば、仕事の手順を思い出したり考えたりする必要がないので早く作業できる
  • 「あっ、アレを忘れてた!」が防げるのでミスを減らせる
  • 状況を整理して順序だてや優先順位をつけやすくできる
  • 改善点や反省点をみつけるヒントにできる

ざっとあげると、こんな感じですね。順に見ていきます。

あとで仕事の作業を確認できる

メモしておくことで、一度教えてもらえば、次からは一人で間違いなく確実に仕事の作業ができます。

人の記憶とは曖昧ですから、その瞬間は覚えておけると思っても少し時間が経てば忘れてしまうことが多いです。

「こんな簡単な作業、メモするまでもないよ!」と思っていたのに、

あとでやってみようとすると忘れてしまって「どうやったんだっけ?」ってこと、多いのではありませんか?

あとでメモを確認すれば、そのメモをした時の記憶が蘇ります。

手順をしっかりメモしておけば、一ヶ月後でも半年後でも同じ精度の仕事を再現できるんです。

メモを見れば、仕事の手順を思い出したり考えたりする必要がないので早く作業できる

メモに手順を順番に書いておけば、そのとおりにやればいいんですからノータイムで仕事にすぐ取りかかれます。

「えーっと、どうやるんだっけ?」なんて思い出す必要さえないです。

「あっ、アレを忘れてた!」が防げるのでミスを減らせる

メモを取らないのに仕事ができる人っていませんか?

ああいう人を見るたびに落ち込むことがありました。

でも、そういう人でも決まった仕事の順番を決めていて、その順番で仕事をしつつ思い出しながら仕事をしていることが多いんです。

そういう人に仕事のことを聞きに行くと、実際に仕事をしないで思い出しているので、「途中の手順がひとつ抜けていたり」といったことがあります。

教えてもらいにいって文句を言うわけにもいきませんよね? 

そんな人に聞かれても次からは教えたくないと思うでしょう。

だから、自分でメモをしておくことが大事です。

これは、自分で思い出す時も同じで、あとで思い出した時に途中の手順を思い出せなければ即ミスにつながってしまいます。

状況を整理して順序だてや優先順位をつけやすくできる

このメモ方法は仕事の作業をメモすることが前提なんですが、

一般的なメモ術で考えた時は、スケジュールをメモしたという場合でもメリットがあります。

スケジュールや日程的な物は、スケジュールでA4用紙を一枚用意してそこに順番に書いていきます。

そして、終わったら横線を引いていくだけでも何が残っているのか、残っているものにどれから取り組めばいいかがわかります。

箇条書きにするだけの超アバウトなメモ術でも、メモしないより遥かに生産性はあがるというものです。

時間が取れるならカレンダーの用にマス目を書いていってもいいですね。

改善点や反省点をみつけるヒントにできる

同じ仕事の作業を何度かしていると、「あれ、この作業って、こういう風にやってみたらどうだろう?」と思いつくことがあります。

そういったアイデアを試してみて、結果はどうだったかというのを簡単にメモしておけば改善案や楽に仕事をできるアイデアにつなげやすいです。

やってみたけどダメだった、やってみたらこの方が楽で早いかもしれない、というようなことをメモしておくのもおすすめです。

あとになって、それの方がいいなら手順をそれに変更したり、問題が出たから元に戻すというのも記録として残ります。

試行錯誤の結果がデータとして残るので ノウハウが蓄積できるんです。

普通のメモ術の最大のデメリット

と、ここまでメモを取ることのメリットを解説してみました。

でも、普通にメモ帳やノートに順番にメモを取っていくと、とあるデメリットにぶつかることがあります。

いざ、あとで「○○のメモを確認したい」と思っても、それがなかなか出てこなかったりするんです。

数日前のことであれば、数ページを逆にたどっていけばみつかります。

ですが、半年以上前にメモしたものを確認するとどうなるでしょうか。

メモしたこと内容がなかなかみつからない、どこに書いたかわからない!ってことになりがちなんです。

これが、普通にメモしていく時の最大の問題でした。

忙しいとメモを探す時間がとれないという絵

50音インデックス式メモ術に必要なもの

  • A4のダイソーのレバー式バインダー
  • A4(コピー)用紙
  • コクヨ タックインデックスシール 紙ラベル

これだけです。全部ダイソーで揃えれば330円ぽっきり。

A4コピー用紙はまとめて買えば更にお得ですが、なければルーズリーフ用の用紙でも可です。でも少々お高いかも。

50音インデックス式メモ術【メモの取り方のポイント】

メモがあれば仕事を頼まれても安心という絵

次はメモの取り方について解説していきます。

  • 書く項目・内容を統一してあとでそのメモを探しやすいように書く
  • 1ページ(1枚)にひとつの仕事を書く
  • 忘れてしまう前提で全部の手順を簡潔に書く
  • 基本は単色で。必要な時は青・赤も使って書く

書く項目・内容を統一してあとでそのメモを探しやすいように書く

例えばですが、「いろは社」の「コスメ用ケースの検査」という仕事だったとします。

A4用紙の左上に「いろは社」、上の中央に「コスメ用ケースの検査」右上に日付を書きます。

あとは、その仕事の手順を順番に書いていくだけです。

その時に注意するのは、できるだけ「全部の要素を簡潔に書く」ということです。

・ロッカーから検査用品AとBを持ってくる

・Aを左、Bを右で(机に)置く。

・コスメケースを白い方を左にして、検査用品AにのせてBでチェックをする

こんな感じで、箇条書きで簡単にできるだけ全部を書いていきます。

最初から最後まで全部書いても5分あれば書ききるくらいのが理想です。

文章で時間がかかるなら、絵でラフに書いてもいいです。

あとでわかればいいので、キレイな字で書く必要はないです。

1ページ(1枚)にひとつの仕事を書く

A4用紙一枚に、ひとつの仕事だけ書きます。

スペースがあるからと一枚の用紙に2つ、3つを書いていってしまうと後で探しにくいので、基本一枚にひとつを書きます。

忘れてしまう前提で全部の手順を簡潔に書く

上の例の「ロッカーから検査用品AとBを持ってくる」を「検査用品AとBを持ってくる」と書くと、あとになって

「あれ? 検査用品Aはどこにあるんだっけ?」

という風になりがちです。

ラフでいいので、できるだけ全部の要素を書く理由がこれになります。

基本は単色で。必要な時は青・赤も使って書く

カラフルに書くのを推奨するメモ術もありますが、基本的に一色でいいと思います。

あとになって、見づらくなってきた時に補足で書き足すときに青を使ったり、

忘れがちだったり、重要なポイントを赤で追記するなど、個人的には3色くらいで十分だと思います。

50音インデックス式メモ術【メモのまとめ方】

では、ここからはまとめ方です。

A4コピー用紙にコクヨ タックインデックスシールを貼って10枚のインデックスを作る

作ったインデックスに「あ」~「わ」まで順に書く。

「あ」「か」「さ」「た」「な」「は」「ま」「や」「ら」「わ」

という風に、書いたら少しずつ下にずらしながらシールを貼って見出しインデックスを10枚作ります。

書いたメモを50音のインデックスに従って挟(はさ)んでバインダーで束ねていく

メモがあれば仕事を頼まれても安心という絵

ここからはメモをまとめていきます。といってもインデックスでならべてバインダーに挟むだけです。

「いろは社」の「○○」という仕事のメモなら「あ」のインデックスの下に。

「ほへと社」の「△△」という仕事のメモは「は」のところという具合です。

この時に、すでに前のメモがあったら50音順に並べて挟んでいきます。

ほへと社のメモを挟む時に、「ひりゅう社」「ふがく社」のメモがあったら、その下に「ほへと社」のメモを挟むという具合です。

あとになって探す時には、「ほへと社」だから「は」のインデックスのメモを上から順番に見て探すだけです。

50音インデックス式メモ術【メモの整理や見返し方で悩む方向けのおすすめメモの取り方】まとめ

砂に「まとめ」と書いた画像

以上がこのメモ術のやり方でした。

これはオフィスワークの人よりも、現場で実際に作業する人に向いているかもしれません。

このメモ方法のメリットとデメリットは次のようになります。

このメモ術のメリット

  • A4コピー用紙なのでコストが安く、どこででも手に入る
  • あとで必要になった時に探しやすい
  • 必要になったらA4用紙一枚だけ取り出して、そのメモを見ながら作業をすればいい

このメモ術のデメリット

  • A4ノート一冊なのでポケットには入らない
  • 挟む作業がちょっと面倒

A4バインダー1冊の置き場所さえ確保できれば大きなメリットがあるメモ術だと思っています。

携帯性を重視するなら、A4を半分に切ったB5の大きさの用紙にすれば持ち歩きに便利になります。

ただ、一枚にまとめるのがたいへんになってしまうのが欠点ですね。

A4用紙1枚に仕事の内容をまとめるというのは、あのトヨタでも実際に行っているメモ術です。

それを「50音順で並べて、あとで探しやすいように検索性を高めよう」っていう考え方です。

このメモ術は、わたしと友人とで「ノートの取り方」をテーマにした書籍を何冊も読んで試行錯誤した末に、これが一番いいかもという結論になったものです。

このメモ術で忘れっぽい私の仕事のミスは大きく減りましたし、作業も早くできましたので、興味がありましたら、ぜひ試してみてください。

少しでも参考にしていただければ嬉しく思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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